便利なんだけど意外と使っていない機能(ピボットテーブル)

ITコンシェルジュは業務でEXCELを積極的に活用することで、業務の効率化や今まで見ていなかった意外なデータを活かせると考えています。

様々な機能があるEXCELですが、その中でもおすすめなものの一つが「ピボットテーブル」です。

ITコンシェルジュは今まで様々な方々の色々なEXCEL活用方法を見てきましたが、少々難しい関数を利用していてもピボットテーブルを利用していない人が多い気がします。

確かにピボットテーブルは使い勝手が良いがゆえに、逆に使い方が分からないといった部分があるのかもしれません。ただ、基本を押さえ、少し練習すればそれなりに使えると思います。きちんと基本を押さえておけば、売上データから顧客の最終購入日を算出したり、取引件数を求めたりといったことも関数を利用しなくてもあっさり出せたりします。(あくまで蓄積されたデータが基本通りの制作になっているか等の利用するための条件はあります。)

まあ、ITコンシェルジュを利用して頂いた方が、ITコンシェルジュも仕事になるし依頼者も必要なデータが見れるのでお互いにとってメリットがあるのですが、お人好しなITコンシェルジュは自分の顧客にはいつもお奨めしています。

もっとも、ホームページや業務サポート等のご契約をして頂いているお客様には、手間をかけて覚えるよりも、必要な時に必要なだけITコンシェルジュに「こういう情報を見たいのだけど出せるかな?」と聞いて頂ければ良いだけ(ご契約中のお客様には内容次第ですが、基本無料でこういったことについては対応しています)なので、難しく考えなくても良いと思います。

どうしてもEXCELを自分で使いこないしたい方やこれから勉強したいという方は、関数などの学習の合間に一度「ピボットテーブル」を使ってみてはどうでしょうか?

キャッチボールと怪我

今日、公園にて子どもとキャッチボールをしているときのこと。

少々左にそれたボールを追いかけてとろうとしたら、思った以上に距離があった上に低い位置だったため、体勢を崩し、思いっきりこけてしまいました。

IT系の仕事をしていると基本がインドアのため自分で思っている以上に運動不足だったようで、派手に転倒し、その結果おでこの左側に擦り傷を作ってしまいました。

頭部の擦り傷などいつぶりでしょうか・・・

ITコンシェルジュ自身は、多少の痛みよりも思わず子どもの頃のことを思い出し、ついつい笑ってしまったのですが、相手をしていた子供たち自身に思いっきり心配されてしまいました。

今の子どもたちは怪我に対して過剰に反応してしまうようです。

まあ、擦り傷ですから痛みが全くないというわけではありませんが、大したこともないという自覚しかないITコンシェルジュの方が子供たちの反応に困ってしまう事態に(笑)

まあ、結果的に派手に転んでしまったので、血が出ている部分だけざっと洗い流し、そのまま続けたのですが、わが子ながら今どきの子供たちに少々不安になる出来事でした。

まあ、あまりに無関心でかえって怪我をひどくするよりもよほど良いのかもしれませんが、もっと外で友達と遊び、時には少々の怪我をしながら、怪我に対する対処法やその他いろいろなものを学んでほしいと思うのは、欲張りすぎなのでしょうか・・・

せめて、できる限り時間を作り、ITコンシェルジュの気配りができる範囲で遊びに付き合ってやろうと改めて思った一日でした。

紫いもパウダーを何に使うの?

ITコンシェルジュはIT系のことなら分かりますが、今日突然子供から「紫いもパウダーが欲しい」と言われ、何に使うものなのか全くわかりませんでした。

よくよく話を聞いてみると、どうやら夏休みの宿題に使うらしい・・・

話を聞いて考えてみても良く分かりません。

紫いもパウダーというからにはお菓子作り等に使うのかもしれませんが、あいにく我が家の子どもたちは皆男の子。

とても「お菓子作り」をしたいと言い出すとも思えません。(家庭科の授業の影響でまったくないとも言い切れませんが普段自分から作ることはありません。)

取りあえず、手に入れてから様子を見ようと思います。

ちょっとだけ自己満足な行動

毎日暑い日が続いていますが、ITコンシェルジュは移動の基本がスクーターなので、暑い夏の日中は辛いです。

雨が降ると移動が困難になるとはいえ、真夏の日差しの中の信号待ちなどではじっとしていても体力を削られます。

先ほど、所要から帰ってきたところ、駐車場出入り口に見知らぬ車が止まっており、たまたま自動車で移動していたITコンシェルジュが駐車できない状態に・・・

高い気温と湿度に背中を押され、ついついきつい口調で注意しようかとも思ったのですが、よく見ると運転席で前のめりになったまま動かない運転手が目に入りました。

自分が辛い夏の日中なら、同じようなサービスマン(ITコンシェルジュとは違い、IT関連とは異なるようでしたが)として相手の気持ちがわかる気がした瞬間、思わず苦笑いが出てしまいました。

取りあえず、運転席横の窓をノックし、身振りで移動してもらい自分自身の車を駐車した後、近くの自動販売機で缶コーヒーを購入し差し入れすることにしました。

自分が同じようにしているときに、ほかの人にしてもらったら嬉しいと思えることを・・・

ITコンシェルジュ自体、己のサービス精神のせいでギリギリの生活なのですが、つい自分に置き換えてしまったとき何もせずそのままにしておけませんでした。

自分自身、お人好しすぎるという自覚がないわけではありませんが、それはそれ、今日は自分の自己満足を満たすことを優先させてしまいました。

暑い夏はまだまだ続きます。

頑張りすぎて体調を崩さないようにして、お互い頑張ろうと心の中で付けたし後にしたのですが・・・

少しは自分の仕事を営業しておくべきだったかと後になって思うITコンシェルジュでした。

文章能力をいかに伸ばすか・・・

文章能力とは情報の受発信能力ではないかと思うのです。そしてこれを真だとすると、文章能力を鍛えるということは、仕事だけではなく、コミュニケーション能力や想像力にまで影響する、つまり「生きる」力だといえるような気がします。

そんな文章能力を少しでも伸ばしてもらいたいと思い、前々から「本を読みなさい」とは言ってきたものの、本人に興味がないと中々続きません。

私自身、小説を読んだりすることが好きなので、自分の子どもにも「本を読むこと」を好きになってもらいたいのですが、自分自身の小さなころのことを思い返してみれば・・・確かに読んでなかったなぁと・・・

子どもならば漫画が嫌いな子供はそう多くないとは思いますが、活字中心の小説などとなると中々居ないかもと思ったりもします。

自分自身も中高生くらいのときに友人に借りた小説を読んでみたのがきっかけでドンドン「読む」楽しさを覚えたと思うので、焦らなくてもいいのではと思う反面、「生活力を鍛える」ということを考えると今から鍛えた方が本人のためだとも思えるのです。

結果、ITコンシェルジュ宅では「一言日記」を実践させることにしました。一日のことを200時以上で毎日書いていく・・・

あまり長文をいきなり書かせても長続きしませんし、毎日書ける量として取り決めました。

ただ、文章とは書くだけでは中々能力として伸ばし辛く、「他人に見てもらう」こと、評価されることで伸びるものだとも思うのです。

そこで、今回は自由に書かせている日記を「ブログ」としてまとめてみようと考えています。

たくさんの人に見てもらうことはないでしょうが、「ブログ」という形でまとめることで

・意見ももらいやすい

・見られているという意識が働く

・近い将来避けられないインターネットの世界へのかかわり方を今のうちから学ばせる

といった効果が見込めると考えています。

また、文章とは読み手によっては異なった意味としてとらえられたり、中々自分の思いが伝え辛かったり、人を傷付けたり、逆に人を励ましたりという様々な面をじかに感じさせることができればと思っています。

本人たちにブログ運用を任せるのはまだ早いと思っていますので、日記を書くことだけに専念させ、コメントを受けたり連絡があったりしたらその内容を伝えていこうと考えています。書いた日記の内容そのものをチェックしてからでないと気軽にアップもできませんし・・・

ゆくゆくはそのブログから自分自身のお小遣いを稼げるくらいになってくれればと考えています。

技術者との打ち合わせ時の注意(その2)

色々な場面で、「技術者」と話す機会は多いかと思います。

それぞれの分野での特定の知識や技術を持った「技術者」と呼ばれる人々との打ち合わせや話をする上で、技術者ではない人が注意しておくべきことがあります。

「専門の知識や技術を持っている人は、プライドも高いことが多い」

ということです。これは特に問題があるわけではなく、むしろ技術者ならば多かれ少なかれ持っておくべきものだとITコンシェルジュは考えています。

もちろん、自分自身のプライドを表に出す人、出さない人がいますので、分かりにくいかと思いますが、基本的に「技術」を身に着けるということを考えると、その人なりの努力や時間がかかっているであろうとは想像しやすいかと思います。

そんな「技術」に対して自身も自負もまったくもっていない人がいるとすれば、その人は「技術者」には向いていないのではないでしょうか。

また、苦労して身に着けた「技術」を生活の糧にしていますので、ついつい身に着けたものがそのままでてしまう、つまり「分かり辛い話」が多くなりがちなのも少なくないかと思います。

あと、「技術者」はどちらかというと裏方な職種が多いため、人に褒められたり喜ばれたりといったことに敏感です。つまり、自分自身の身に着けた「技術」を認めてもらうことに意義を感じると言い換えてもよいでしょう。

一般の人から見ると付き合い辛いと感じるかもしれませんが、「技術者」のツボさえ押さえておけば意外とトラブルを避けられるものです。

例えば、自分が技術者にある機能を持ったプログラムを制作依頼したとしましょう。何度か打ち合わせはしたものの、技術者からあがってきたプログラムは自分がイメージしていた機能を持つプログラムとは異なっていたということも実は珍しくないのです。

ではなぜこのようなことになるかというと、

①技術者は話下手

②依頼者と技術者の間でうまく伝達が行われなかった

③上記の理由を踏まえ、技術者が独自の判断でプログラムを制作した

といったことが考えられます。

③が原因だった場合、これは技術者の善意が欠点として浮き彫りになっただけで本当の意味での失敗ではないのですが、結果しか見ない依頼者の場合、その提出されたプログラムだけを見て、制作者を激しく非難することもあるかと思います。

ですが、ITコンシェルジュに言わせれば、その非難は間違いであるといわざるを得ません。

意思疎通や伝達のミスならばそれはお互いに原因はあるでしょうし、何より、技術者は自分の持てる知識と経験を活かし、その上時間をかけてプログラムを完成させているのであり、たとえそのプログラムのイメージが依頼者のイメージと異なっているとしても頭ごなしに否定や避難をすれば技術者が投げ出したとしても不思議ではないと思うのです。

技術者の技術とはまさに血と汗との結晶であり、時間をかけて制作したものは必ず評価すべき点があるはずです。

まずはその点について認め、褒めてください。その上で自分自身のイメージと異なる点を修正してもらうよう依頼すれば技術者とのトラブルはぐっと減ると思います。

一番トラブルを少なるするには、依頼者と技術者の間にITコンシェルジュのようなSE経験のある人間を挟むことです。費用という面では多少増えるでしょうが、開発案件だと大きなトラブルを抱え込む前に多少の費用をかけた方がより良い結果につながるはずです。

どうしても「技術者」と話をすると喧嘩になるとか、トラブルになりやすいと思う点がある人は、一度「相手の立場に立ってみる」ことをお勧めします。

一度信頼関係を構築した技術者ほど頼りになり、付き合いやすい人種も珍しいと思うので・・・

業務に利用するExcelファイルの準備について

今月3月は多くの企業や団体の年度末になっていることが多いですが、新年度に向けての準備はお済でしょうか?

在庫管理や売上管理にExcelを利用している企業・団体も多いと思いますが、DBを利用した専用のソフトウェアと異なり、Excelファイルを利用している場合、入力部分を空にしたりといった事前準備が必要な場合が多いのではないでしょうか。

ITコンシェルジュも先日より幾つか業務上のExcelファイルの修正や改善の依頼を受けているのですが、修正・改善に時間がかかるものが多いです。

先日、知人からもExcelファイルの整備について相談を受けましたし、担当者だけでなく突然上司や他部署の人間に準備の依頼を頭を悩ませている人も多いようです。

Excelは利用される場面が多いため、身近なソフトウェアの一つではあるのですが、Excelファイルの「修正・改善」には意外と時間がかかります。

特に「最初にExcelファイルを作成した人」ではない人間が修正や改善を行うには「事前にExcelファイルの内容を調査する」必要があるため、さらに時間がかかります。

シート内の計算式を把握し、どのセルにどんな値が入るのかを理解した上でないと修正も改善もできません。

そこで問題になるのがExcelの汎用性の高さです。一つの値を導くための計算式は一つではなく、幾通りもの方法があり、ファイルの制作者と修正者が普段使っている計算式が同一とは限らないため、場合によっては作り直した方が早いケースもあります。

また、Excelには利用されているバージョンによっては機能しない機能などもあるため、依頼者と修正者の利用しているバージョンが異なる場合はさらに時間がかかることもあります。

修正・改善でもっとも困るのはVBAをや複雑な計算式を利用したファイルを取り扱うときです。

修正・改善を社内の人間や知人に依頼する場合は、「十分な期間を設けないと修正者が困る」ことだけは覚えておきましょう。

どうしても短期間に修正・改善が必要な場合はITコンシェルジュのような業者に依頼することも念頭に置く必要があるかと思います。

修正・改善だけではなく、業務改善を含めて新年度の準備をしたいといったExcelに関する問題を抱えている場合は、ぜひ一度、ITコンシェルジュにご相談ください。

EXCELを活用しよう!

業務用アプリケーションの筆頭といえるEXCELではあるけれど、どの位の方が「活用している」といえるのでしょうか。

EXCELの代表的な機能は表計算にあるものの、簡易データベースや文章作成にも利用できるマルチアプリケーションの一つではないかとITコンシェルジュは考えています。

もちろん、データベースならACCESS、文章作成ならWORDとOFFICE関連アプリケーションには目的別に専用のアプリケーションが準備されており、EXCELで全てを代用するよりもそれぞれのアプリケーションを使い分けた方がより効率が良いことは確かです。

ですが、制作物の利用内容や利用者のスキルまで加味すると場合によっては専用のアプリケーションを利用するよりもEXCELにて代用した方が利便性が良い場合も多くあります。

ITコンシェルジュは、業務の性質上、様々なEXCEL活用法を見てきましたし、必要に応じてEXCELファイルのカスタマイズを行うことで操作性や利便性の改善にも携わって参りました。

今までITコンシェルジュが出入させて頂いてきた多くの企業様のほとんどで、様々なEXCEL活用法を拝見してきましたが、その多くは改善の余地があるものばかりだったように思います。

EXCELは汎用性の高いアプリケーションです。アイディア次第では想像以上の利用法が見込めます。

反面、その汎用性の高さから「効率の悪い利用方法」や「基本を無視した利用内容」が発生しやすいのだと感じています。

業務で利用するパソコンの大多数にインストールされていると思われるEXCELを、自分の業務に合わせて活用しきれていますか?

「現在の利用内容を改善したいがどうしたらよいか分からない」「予算の都合上、専用アプリケーションを導入し辛いため、EXCELを活用したいがまとめきれない」など、EXCELでお困りのことがあれば、一度、ITコンシェルジュにご相談ください。

ITコンシェルジュは、これからも「より効率の良いEXCEL活用法」をご提案していきます。

Windows8を買う価値はあるか?(後編)

まずは起動についてですが、電源OFFからの立ち上がりは思ったよりもスムーズです。

正確に計ったわけではありませんが、Windows7環境よりも若干早いです。

元々、Windows8は起動時のデバイスドライバ等の読み込みを見直しているようですので、そのためでしょう。

ログイン画面についてはWindows8の場合、大きく分けるとローカルアカウントでの起動とMicrosoftアカウントでの起動に分かれるのですが、今回確認したのはMicrosoftアカウントでの起動です。

Microsoftアカウントで起動するためには、予めインターネットに接続できる環境下でないといけない条件がありますが、反面、Windows8のウリでもある「Microsoftサービスとの連携」を確認する意味でも今回はこちらを選択しています。

ログインするとまず現れるのが、Windows8最大のウリでもある「Metro」が表示される。従来のスタートメニューに当たるのだが、なれるのに多少の時間が掛かるかもしれない。

パソコンはその汎用性にもっとも利用価値があると思うのですが、本当の意味で「なんでも」実行させるにはハードウェアの性能が比較的高くないとままなりません。

今回のICONIA W500は決してハードウェアの性能が高いとは言えない構成ですが、利用場面をしっかり把握すれば問題ないかと思います。

今回、ITコンシェルジュがW500に求めているのは、

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Windows8を買う価値はあるか?(前編)

皆さんはWindows8はすでに触って見られましたか?

ITコンシェルジュは店頭でのチェックは発売日にしていたのですが、今回それよりももう少し触る機会がありましたので今回取り上げてみました。

今回はWindows7モデルのAcer製ICONIA  W500にアップグレード版Windows8をインストールしたものを触った感想です。

まず、アップデートに関してはいくつかの注意点を抑えれば非常に簡単でした。

その注意点とは

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