今月３月は多くの企業や団体の年度末になっていることが多いですが、新年度に向けての準備はお済でしょうか？
在庫管理や売上管理にExcelを利用している企業・団体も多いと思いますが、ＤＢを利用した専用のソフトウェアと異なり、Excelファイルを利用している場合、入力部分を空にしたりといった事前準備が必要な場合が多いのではないでしょうか。
ＩＴコンシェルジュも先日より幾つか業務上のExcelファイルの修正や改善の依頼を受けているのですが、修正・改善に時間がかかるものが多いです。
先日、知人からもExcelファイルの整備について相談を受けましたし、担当者だけでなく突然上司や他部署の人間に準備の依頼を頭を悩ませている人も多いようです。
Excelは利用される場面が多いため、身近なソフトウェアの一つではあるのですが、Excelファイルの「修正・改善」には意外と時間がかかります。
特に「最初にExcelファイルを作成した人」ではない人間が修正や改善を行うには「事前にExcelファイルの内容を調査する」必要があるため、さらに時間がかかります。
シート内の計算式を把握し、どのセルにどんな値が入るのかを理解した上でないと修正も改善もできません。
そこで問題になるのがExcelの汎用性の高さです。一つの値を導くための計算式は一つではなく、幾通りもの方法があり、ファイルの制作者と修正者が普段使っている計算式が同一とは限らないため、場合によっては作り直した方が早いケースもあります。
また、Excelには利用されているバージョンによっては機能しない機能などもあるため、依頼者と修正者の利用しているバージョンが異なる場合はさらに時間がかかることもあります。
修正・改善でもっとも困るのはVBAをや複雑な計算式を利用したファイルを取り扱うときです。
修正・改善を社内の人間や知人に依頼する場合は、「十分な期間を設けないと修正者が困る」ことだけは覚えておきましょう。
どうしても短期間に修正・改善が必要な場合はＩＴコンシェルジュのような業者に依頼することも念頭に置く必要があるかと思います。
修正・改善だけではなく、業務改善を含めて新年度の準備をしたいといったExcelに関する問題を抱えている場合は、ぜひ一度、ＩＴコンシェルジュにご相談ください。
