技術者との打ち合わせ時の注意(その1)

ここで言う「技術者」とは、プログラマーやSEだけではなく、IT系営業職や売り場での店員も含めた、所謂「IT関連に携わることを職業としている人」だと考えて下さい。

企業や個人に関わらず、技術者と話す機会は意外と多いのではないでしょうか。

「技術者」と話したとき、「自分の考えが伝わっていない」ような気がしたことはありませんか?

ITコンシェルジュは10年以上、顧客や「技術者」との間に立った立場を経験していますので、仕事の依頼者である「顧客」立場の人と依頼を形にする「技術者」立場の人との間に生じやすい「すれ違い」について理解しているつもりです。

今回は依頼者の立場に立ったときの注意事項についてです。

「技術者」の発言は「専門用語が並び、理解し辛い」ことがあります。

また、依頼者の要望を素にして形にしたはずなのに、成果物(形がある内に関わらず)を見たときに、依頼者が「しっくりこない」ことがあります。

こういった問題の多くは、

・依頼者側が「分からない」「恥ずかしい」という気持ちから技術者に遠慮してしまい、十分な打ち合わせができていない。

・技術者が依頼者のITスキルを自分自身と同レベルと勘違いしている。(無意識の場合もある)

・技術者が依頼者にとって「良かれ」と思い、打ち合わせ時に無い内容まで形にしてしまった。(経験豊富な「技術者」ほど陥りやすい)

などが考えられます。

つまり、「コミュニケーション(能力)不足」が原因の場合が殆どです。

今まで話したことも無い人間同士が一つの形を作ろうとするのですから、どんなに気を配ったつもりでも、100%お互いが納得した成果物が出来上がることは希なことかもしれません。

依頼者も技術者も「お互いのことを理解しようとする」気持ちを忘れたとき、「すれ違い」が大きな問題に発展するのでは無いでしょうか。

自分自身が「依頼者」の立場の場合、まずは自分自身が納得できるまで「伝える努力をする」「質問する」姿勢が大切です。(もっともこれは「技術者」の立場でも大切なことです。)

時間のとれる限り、「話し合う」ことが結果的に良い成果物に繋がるのです。

不安や恥を感じる心を意識しても、その気持ちを棚上げし、「自分の考えを理解してもらう」ことに集中しましょう。

今回は依頼者の立場の時での注意事項をまとめてみました。

次回は「技術者心理(トラブルが起きた場合の対処例)」についてまとめてみたいと思います。

業務に利用するExcelファイルの準備について

今月3月は多くの企業や団体の年度末になっていることが多いですが、新年度に向けての準備はお済でしょうか?

在庫管理や売上管理にExcelを利用している企業・団体も多いと思いますが、DBを利用した専用のソフトウェアと異なり、Excelファイルを利用している場合、入力部分を空にしたりといった事前準備が必要な場合が多いのではないでしょうか。

ITコンシェルジュも先日より幾つか業務上のExcelファイルの修正や改善の依頼を受けているのですが、修正・改善に時間がかかるものが多いです。

先日、知人からもExcelファイルの整備について相談を受けましたし、担当者だけでなく突然上司や他部署の人間に準備の依頼を頭を悩ませている人も多いようです。

Excelは利用される場面が多いため、身近なソフトウェアの一つではあるのですが、Excelファイルの「修正・改善」には意外と時間がかかります。

特に「最初にExcelファイルを作成した人」ではない人間が修正や改善を行うには「事前にExcelファイルの内容を調査する」必要があるため、さらに時間がかかります。

シート内の計算式を把握し、どのセルにどんな値が入るのかを理解した上でないと修正も改善もできません。

そこで問題になるのがExcelの汎用性の高さです。一つの値を導くための計算式は一つではなく、幾通りもの方法があり、ファイルの制作者と修正者が普段使っている計算式が同一とは限らないため、場合によっては作り直した方が早いケースもあります。

また、Excelには利用されているバージョンによっては機能しない機能などもあるため、依頼者と修正者の利用しているバージョンが異なる場合はさらに時間がかかることもあります。

修正・改善でもっとも困るのはVBAをや複雑な計算式を利用したファイルを取り扱うときです。

修正・改善を社内の人間や知人に依頼する場合は、「十分な期間を設けないと修正者が困る」ことだけは覚えておきましょう。

どうしても短期間に修正・改善が必要な場合はITコンシェルジュのような業者に依頼することも念頭に置く必要があるかと思います。

修正・改善だけではなく、業務改善を含めて新年度の準備をしたいといったExcelに関する問題を抱えている場合は、ぜひ一度、ITコンシェルジュにご相談ください。

パソコンのHDDをSSDに交換してみませんか?

SSDが市場に登場して随分たちますが、自分自身のパソコンにSSDを利用している方はどのくらいおられるのでしょうか。

HDDに比べると値段が高かったり、容量的に小さいという欠点が目立つSSDですが、HDD環境とSSD環境では体感速度にかなりの差があります。

あまりに古いパソコンでは規格等の問題により十分なパフォーマンスがえられないこともありますが、基本的にOSの起動領域をHDDからSSDに交換するだけで、その差を実感できるはずです。

また、アプリケーションもSSD環境から起動するだけでキビキビとした起動を体感でき、一度SSD環境を体感したらHDD環境へは中々戻れなくなるのではないでしょうか。

OSやアプリケーションの起動時間短縮は、パソコンを永く利用すればするほど「利便性」に直結することですので、予算がつくなら交換も視野に入れるべきだと思っています。

ただ、ハードウェア購入時にSSD搭載モデルならばともかく、HDDからの換装となると単純につなげかえるだけでは済まないケースもあるのが現状です。

HDDの内容をSSDにコピーするだけではなく、OSの新規インストールに合わせて換装する場合でも、BIOSやUEFIの設定を見直さなければならないこともあるため、若干敷居が高いかもしれません。

また、換装後の利用時の注意点もあるため、体感速度がアップするといったメリットだけはない点にも注意が必要です。

そうした不安点が気になる場合は専門業者に作業を依頼するといった方法もあります。

一度導入を検討してみてはいかがでしょうか?